25.10.2011 9:18

Tuottavuuden johtaminen on ihmisten ja toiminnan johtamista

Tuottavuus on keskeinen asia yritystoiminnassa. Hyvä tuottavuus merkitsee kannattavuuden kasvua, toimintojen sujuvuutta ja toimitusten nopeutta. Oikein suunniteltu tuottavuus luo myös hyvää työilmapiiriä ja kaikessa toiminnassa on hallittua tekemisen meininkiä sen positiivisessa merkityksessä. Tuottavuus ja sen jatkuva parantaminen sekä kehittäminen luovat hyvät edellytykset yritystoiminnan jatkuvuudelle. Tuottavuus ei koske vain tuotantoa, vaan koko yritystoimintaa.

Tuottavuuden voidaan ajatella syntyvän kolmesta tekijästä. Nämä ovat esimiesten ja henkilöstön toiminta, toiminnat (liiketoimintaprosessit) ja tuottavuuden sekä toimintojen jatkuva parantaminen yhdistettynä muutoksen läpivientiin organisaatiossa. Joskus tuottavuus ja tehokkuus sekoitetaan toisiinsa. Tehokkuuden voidaan ajatella olevan sitä, että kun halutaan lisää tehokkuutta, ”lisätään kierroksia” (esim. juoksija juoksee nopeammin, koneeseen lisätään nopeutta). Tällä on kuitenkin yläraja, joka ei ole kenellekään mieluinen (uupuminen, turhat ylikierrokset). Tuottavuudessa ajatuksena on, että tehdään oikeita asioita oikealla tavalla parhaan lopputuloksen saamiseksi. Tuottavuus on tällöin jatkuva kehitysprosessi. Yritysten kannattaa siirtyä tehokkuusajattelusta tuottavuusajatteluun, koska tuottavuudella ei ole todellista ylärajaa.

Miten tuottavuutta kannattaa siis lähteä kehittämään? Aluksi yrityksen kannattaisi tarkistaa oman toimintansa peruspilarit, mitä ne oikeasti tarkoittavat, miten ne on määritelty sekä kuinka ne näkyvät yrityksen päivittäisessä toiminnassa. Tämän jälkeen yrityksen avainhenkilöt arvioivat joko itsenäisesti tai ulkopuolisen asiantuntijan avustuksella oman nykytilanteensa tuottavuuden osalta kaikilla kolmella osa-alueella. Nykytilanteen perusteella voidaan määritellä tulevaisuuden tahtotila (tavoitteet tuottavuudelle) ja kehittämisohjelmat ja toimenpiteet tavoitetilan saavuttamiseksi.

Toiminnan peruspilarit
Yritystoiminta nojaa peruspilareihin, jotka ovat osa sen liike¬toi¬mintastrategiaa. Siinä määritellään yrityksen pitkän tähtäimen toimintaperiaatteet, tavoitteet, yritykselle tärkeät asiat (arvot, menestystekijät), tulevaisuuden tahtotila (visio), yrityksen tehtävän ja oikeutuksen olemassaololle (missio). Toiminnan peruspilarit tulee olla kirjattuna ja sellaisessa muodossa, että jokainen tietää, mitä ne tarkoittavat jokaisen omassa työssä. Joskus kannattaakin määritellä peruspilarit yrityksen sisällä ensin niin selkeästi, että syntyy yhteinen käsitys, mistä on kyse. Tämän jälkeen on helpompaa kirjata nämä sellaiseen muotoon, että ne voidaan julkaista. Tärkeää on, että toiminnan peruspilarit saadaan mukaan päivittäiseen työhön käytännön tasolla.

Tuottavuuden johtaminen
Yritystoiminnassa henkilöstö ja henkilöstön suhteet ovat keskeinen voimavara ja se voi olla myös suurin yksittäinen tuottavuuteen vaikuttava tekijä toimialasta riippuen. Erityisesti esimiestyö on keskeisessä asemassa tuottavuutta kehitettäessä. Esimiestyön voidaan ajatella muodostuvan ihmisten johtamisesta (leadership) sekä asioiden johtamisesta (management). Nämä tulee olla eri tilanteissa oikeassa suhteessa. Esimies tarvitsee toisinaan enemmän ihmisjohtamisen taitoja ja välillä asioiden johtamisen taitoja. Esimiestyön suurimmat haasteet ovat käytännössä ennen kaikkea ihmisten johtamisessa. Johtamistahan tarvitaan silloin, kun jotain on tehtävä toisella tavalla tai toiminnalle tarvitaan uutta suuntaa. Vakiintunut tilanne ei yleensä varsinaista johtamista tarvitse, koska asiat etenevät omalla painollaan kuin vesi virran uomassa. Silloin, kun yrityksessä on hyvää johtamista, on se samalla myös tuottavuuden johtamista.

Yhdessä toimimisen periaatteisiin kuuluu yhteiset sovitut toimintamallit ja luottamus siihen, että sovituista asioista pidetään kiinni. Esimiestyössä on tärkeää johtaa omalla esimerkillä, koska esimies luo ja ylläpitää koko ajan johtamiskulttuuria. Kannustaminen on tärkeä elementti johtamisessa. Tärkeä kannustin on arvostavan ilmapiirin luominen, koska pääsääntöisesti henkilöstö on alansa ammattilaisia. Lisäksi jokaisen on hyvä saada aitoa palautetta omasta työstään ja tekemisestään. Palaute voi olla kehittävää palautetta tai kiitosta onnistumisista ja hyvin tehdystä työstä.

On sanottu, että ihminen on sitä onnellisempi, mitä paremmin hänellä tunne oman elämänsä hallinnasta. Tämä koskee myös työympäristöä. Hallinnan tunne omassa työssä luo hyvää pohjaa tuottavalle toiminnalle. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilöstön osaamiseen on panostettava kaikilla tarvittavilla osa-alueilla. Esimiestyön selkeälinjaisuus luo hallinnan tunnetta sekä esimiehelle itselleen että koko henkilöstölle.